Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возврат товара поставщику: какие документы оформить, как скорректировать НДС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Представьте, что вы владелец небольшого продуктового магазина и вам привезли просроченный кефир на реализацию. Как оформить возврат поставщику товара с истекающими сроками годности? В этом случае вы можете просто не принимать испорченные позиции. Достаточно подкорректировать приходную накладную — без документального оформления возврата некачественного товара поставщику. То есть если он готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12, которую он привез, вы можете вычеркнуть необходимые позиции — те, что с браком. Обратите внимание, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя — экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица. Этот человек должен поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.
Когда можно вернуть товар поставщику
Законодательно срок, в течение которого покупатель отказывается от товара, не установлен. Стороны применяют условия о разумности, учитывая особенности предмета поставки. Если продукция имеет ограниченный срок действия, во внимание принимают время на забор и доставку груза до поставщика с возможностью дальнейшей реализации или использования. Рассмотрим примеры из судебной практики, в которых упоминается возврат товара покупателем поставщику с указанием причин:
- при исполнении контракта поставщик нарушил условия о качестве и сроке передачи. В качестве подтверждения поставщик предоставил накладные и экспертное заключение — Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 19.07.2018 № Ф01-2645/2018 по делу № А38-9663/2017;
- поставщиком поставлен двигатель. При техническом осмотре двигателя выявлено, что он имеет следы ремонта. В нарушение условий заключенного контракта осуществлена поставка двигателя, собранного из восстановленных узлов и агрегатов, — Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 12.03.2018 № Ф02-433/2018 по делу № А10-1019/2017;
- поставщиком передано молоко ненадлежащего качества. В подтверждение предъявляется акт проверки достоверности и заключения торгово-промышленной палаты — Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 04.03.2021 № Ф03-5903/2020 по делу № А73-4860/2020.
Основания для возврата качественного товара поставщику
Не всегда возвращается сломанный или некомплектный груз. Иногда отправить приходится полностью рабочую технику или мебель, потому что:
-
на эту продукцию претендуют другие люди (согласно ст. 460);
-
не сходится объем — его больше или меньше необходимого (ст. 466);
-
неверная ассортиментная матрица — незаказанный цвет, вкус, функционал (ст. 468);
-
неполный комплект или отказывают в доукомплектации (ст. 480).
Перечень нельзя назвать полным. Можно договориться об изменении условий, дополнении их. В договор вписывается возможность обратной погрузки нереализованного в срок. Для этого обычно прописывают дополнительное формальное основание:
-
нет спроса на модель;
-
продукт просрочился;
-
завершился сезон, в который продается деталь;
-
иные согласованные обоснования.
Это лишь часть причин, как можно вернуть качественный товар поставщику: порядок возврата здесь не различается с основной последовательностью. Но бывают и ситуации, когда претензий вообще нет, но поставку отправляют назад.
Чтобы своевременно проверить количество и ассортимент поставляемого груза, можно пойти двумя путями. Сотрудник может ппосмотреть каждую коробку, сравнить комплектность и сверить штрихкоды вручную. А есть более быстрый способ — просто установить специальное программное обеспечение.
Для этого достаточно обратиться в «Клеверенс». Компания подберет правильное оборудование для бизнеса, которое упростит не только приемку, но и автоматизирует многие другие процессы. Это минимизирует издержки и проблемы с пересортом и несоответствием по количеству, сделает учет более быстрым.
Как оформляется в разных случаях
Что делать, если привезли уже просроченное молоко или торт под реализацию — отправлять назад. Но следует корректно составить бумаги. Документальное оформление возврата товара поставщику не понадобится, если это проверенный партнер, который гарантирует все заменить в кратчайшие сроки.
Если грузоотправитель не против забрать брак, который отправил его невнимательный сотрудник, то можно даже не писать дополнительных документов. Достаточно вычеркнуть позиции из счет-фактуры, которые не будут приняты на баланс предприятия. Водитель загрузит их обратно в машину и отвезет на склад, с которого они приехали.
В учете они отражаться не будут. Но представитель второй стороны также должен поставить свою подпись, так он подтвердит, что процедура прошла с его участием. В течение 5 рабочих дней грузоотправитель присылает новый документ с скорректированными цифрами.
Если отношения с подрядчиком доверительные и сотрудничество идет уже много лет, допускается и более простой вариант. Получающая сторона подписывает счет-фактуру без изменений, звонит отправителю и рассказывает о некачественной поставке. Он обещает допоставить качественную продукцию в короткие сроки.
Последний способ хорош отсутствием волокиты, возможных неувязок и быстрым проведением операций через базу. Но пользоваться им рекомендуется только в работе с проверенным контрагентом.
НДС при расторжении договора и возврате товара
При расторжении договора и возврате товара продавец может принять к вычету суммы налога, предъявленные покупателю и уплаченные в бюджет при реализации товаров (п. 5 ст. 171 НК РФ). Порядок действий продавца и покупателя аналогичен тому, который мы описали в соответствующих разделах при возврате товара в рамках одного договора.
Трехгодичный перенос вычета не предусмотрен при расторжении договора и возврате товара, даже если он оформлен как обратная реализация. К такому выводу пришел ВС РФ в определении от 12.02.2020 № 310-ЭС19-27513.
Если покупатель перечислил предоплату, а позднее договор был расторгнут, продавец также может принять к налоговому вычету НДС, исчисленный и уплаченный с суммы аванса. Но только при условии, что аванс будет возвращен (абз. 3 п. 5 ст. 171 НК РФ). В учете должны быть сделаны корректировки, в книге покупок в графе 7 следует перечислить документы, подтверждающие возврат аванса. Срок для принятия НДС к вычету — год с даты отказа от товаров (п. п. 1.1, 4 ст. 172 НК РФ).
В каких случаях клиенты отказываются от заказов и могут вернуть их после покупки
Клиент вправе отказаться от приобретенных товаров без лишних объяснений, например, из-за того, что передумал. Если это произошло до получения, то заказ отменят, после – оформят возврат. Номинально существуют несколько причин для возврата товара:
- не соответствует описанию: другой цвет или рисунок, габариты, неправильные характеристики на торговой платформе;
- имеет неполную комплектацию, например, смартфон без зарядного устройства;
- получена подделка, а не оригинальная продукция;
- позиции ненадлежащего качества: фабричный брак, дефекты;
- нарушение товарного вида и деформированная, помятая упаковка;
- истекший срок годности и повреждения, полученные при доставке.
Однако клиенты нередко идут на хитрости, что особенно актуально для позиций с примеркой (обувь, одежда): заказывают модели разного размера, но выкупают лишь одну, которая хорошо села по фигуре, а остальные отправляют продавцу. Для потребителей, возвращающих товары надлежащего качества после покупки, действуют следующие условия:
- товарный вид сохранен: отсутствуют потертости, царапины и прочие следы использования;
- бирки не срезаны, заводская упаковка и этикетки – в идеальном состоянии;
- на телевизор, смартфон и другие устройства не установлены новые программы (с активацией);
- в наличии есть все единицы комплекта.
Высокий процент возвратов – тревожный сигнал для селлера, указывающий на ошибки при ведении работы: плохая упаковка, избыток бракованной продукции или неправильное наполнение товарных карточек, из-за чего клиенты не могут получить полноценную информацию. Нужно провести проверку и дополнить оформление, а также обращать внимание на отзывы и вопросы, в которых пользователи указывают на текущие проблемы. При сборке заказов рекомендуется вести видеосъемку, чтобы защитить себя в случае порчи товаров потребителем, необходимо иметь полный пакет документов от производителя или поставщика для борьбы с жалобами на подделки. Если возвраты и отказы поступают массово, особенно с доставкой в отдаленные от селлера регионы, то причина может крыться в действиях конкурентов: лучше обратиться в техническую поддержку для получения помощи.
В ГК РФ закреплено несколько случаев, при которых покупатель может вернуть товар поставщику: несоответствие заявленному качеству, ассортименту, комплектации и упаковке. А именно:
- отсутствие информации о товаре: статья №495 ГК РФ;
- некомплект: статья №480 ГК РФ;
- отсутствие упаковки: статья №482 ГК РФ;
- количество товара отличается от договорного: статья №466 ГК РФ;
- ассортимент отличается от договорного: статья №468 ГК РФ;
- систематически нарушаются условия поставки: статья №523 ГК РФ;
- другие условия возврата могут быть установлены в договоре купли-продажи в соответствии со статьей №421 ГК РФ.
Учет в бухгалтерии и на остатках
Есть всего три пути, по которым можно пройти, чтобы отразить в программе изменения:
-
Самый простой, для тех, кто давно сотрудничает. Не делать никаких отметок, принять все по списку, затем позвонить поставщику и сообщить о расхождениях. Он привозит качественную замену.
-
Более сложный, если товар еще не принят. Отметить в счет-фактуре различия, вычеркнуть то, что не принимается. Подписаться, получить подпись водителя. Дождаться от него новых документов, в которых скорректирована информация.
-
Если продукция была принята, но потом выявили несоответствие. Составляется товарная накладная ТОРГ-12 и акт ТОРГ-2. Продавец должен быть согласен с нарушениями.
-
Если он не соглашается, то оформляется претензия, протокол о заборе проб, приглашается грузоотправитель на экспертизу.
2.1. Правила настоящего раздела распространяются на случаи нарушения Поставщиком условий договора о количестве, ассортименте, комплектности и качестве (в части видимых недостатков) поставленного Товара: поставлен товар сверх заказанного; товар, несоответствующий заказанным ассортиментным позициям; некомплектный товар; товар с недостатками.
В указанных случаях, в числе прочего, производится возврат Товара, явно несоответствующего заказанному серийному (каталожному) номеру (при этом полученный Товар с соответствующим серийным (каталожным) номером не является согласованной заменой ранее заказанного), с перепутанными сторонами установки «право/лево», разбитого, сломанного Товара (при этом такой Товар не подлежит продаже конечному потребителю и установке на транспортное средство).
2.2. При выявлении Покупателем поставленного Товара с иными серийными (каталожными) номерами до оформления возврата Товара Покупатель обязан убедиться в том, что серийный (каталожный) номер детали не соответствует заказу. В случае установления Поставщиком факта поставки Товара с верными серийными (каталожными) номерами, Товар к возврату не принимается и подлежит отправке в адрес Покупателя за его счёт.
2.3. Правила настоящего раздела не распространяются на случаи замены в отношении Товара серийных (каталожных) номеров и/или производителя на аналогичные по функциональному назначению Товары, когда подобные замены предусмотрены действующими правилами отгрузки деталей со складов зарубежных поставщиков.
В указанных случаях:
- возврат, обмен Товара, возврат денежных средств Покупателю не производится;
- по усмотрению Поставщика и по согласованию с ним возможно предоставление Покупателю скидки на отгруженный Товар либо на Товар в следующих (очередных) партиях.
2.4. Товары (кузовные листовые детали), имеющие незначительные недостатки, исправляемые (устраняемые, восстанавливаемые) в ходе подготовки детали к установке на транспортное средство либо не влияющие на потребительские свойства Товара, возврату и/или обмену не подлежат и остаются у Покупателя. К числу таких недостатков, помимо прочего, относятся потертости, царапины и другие повреждения пластиковых и металлических кузовных деталей, предназначенных под покраску, а равно недостатки всех иных видов Товаров, которые могут быть исправлены при дальнейшей установке на транспортное средство, не влияющие на потребительские свойства Товара.
В указанных случаях:
- возврат, обмен Товара, возврат денежных средств Покупателю не производится;
- по усмотрению Поставщика в исключительных случаях и по согласованию с ним возможно предоставление Покупателю скидки на отгруженный Товар либо на Товар в следующих (очередных) партиях.
2.5. Длинномерный товар – свыше 1 (одного) метра в длину – такой как молдинги, пороги, водостоки, уплотнители, тормозные трубки и прочее подлежит поставке в адрес Покупателя в том состоянии, в котором поступил к Поставщику со склада зарубежного поставщика.
2.6. Приемка Товара по количеству, ассортименту, комплектности и видимым (явным) недостаткам производится непосредственно в момент осмотра и передачи товара от Поставщика (представителя Поставщика) Покупателю до подписания универсального передаточного документа.
2.7. В случае выявления Покупателем случаев, указанных в пункте 2.1. настоящего Положения, заявка на возврат подобного Товара должна быть оформлена непосредственно после принятии подобного Товара с вручением представителю Поставщика заполненного бланка заявки на возврат.
— предметы личной гигиены (зубные щетки, расчески и заколки и другие);
— парфюмерно-косметические товары;
— трикотаж и швейные изделия (носки, белье, чулки, колготки);
— отрезы тканей, ленты, кружева;
— кабели и строительно-отделочные материалы, отпускаемые на метраж (линолеум, пленка, ковровые покрытия);
— изделия из полимерных материалов, контактирующие с пищевыми продуктами (посуда, емкости и упаковочные материалы для хранения еды);
— бытовая химия, пестициды и агрохимикаты;
— мебельные гарнитуры и комплекты;
— ювелирные изделия, ограненные драгоценные камни;
— автомобили и прицепы к ним, мото- и велотовары, мобильные средства малой механизации сельскохозяйственных работ, прогулочные суда;
— технически сложные товары бытового назначения, на которые установлены гарантийные сроки (станки, электробытовые машины и приборы, бытовая радиоэлектронная аппаратура, фото- и киноаппаратура, телефонные аппараты и факсимильная аппаратура, электронные игрушки, бытовое газовое оборудование и другие устройства);
— гражданское оружие, основные части гражданского и служебного огнестрельного оружия, патроны;
— животные и растения;
— непериодические издания (книги, брошюры, альбомы, картографические и нотные издания, листовые изоиздания, календари, буклеты, издания, воспроизведенные на технических носителях информации).
Все остальные товары можно обменять в течение 14 дней (не считая дня покупки). При себе нужно иметь товарный чек или иной документ или свидетельские показания, подтверждающие факт оплаты. Также придётся написать заявление с указанием причины возврата.
Если в день обращения у продавца не окажется аналогичного товара, покупатель может забрать его в другой день или потребовать возвращения денег. Сумма должна быть перечислена в течение трех дней со дня возврата товара. Если товар за это время подорожал (например, закончилась акция), вернут только сумму, которая указана в чеке.
Какие документы необходимо оформлять для возврата товара поставщику
Первый вопрос, который возникает перед тем, как делать возврат товара поставщику – какие документы оформлять. Точный перечень зависит от того, кто делает отправку:
| Физлицо | Юрлицо |
|---|---|
| чек о приобретении изделия (необязательно); заявление* на возврат с указанием причины; ТТН полученного товара (если предоставил продавец). |
приходная ТТН; ТТН, составленная для возврата; счет-фактура. |
Некоторые бухгалтерские работники не разделяют понятия «возврат товаров» и «обратная реализация», получая в итоге многочисленные проблемы с оформлением документации и с отражением в учете (налоговом, бухгалтерском) совершаемых операций.
Если через некоторое время после отгрузки купленной партии приобретатель возвращает продавцу полученное (полностью, частично), важно выяснить точную причину для этого.
Когда причиной обратного перемещения продукции указывается несоответствие поставки условиям соглашения (спецификации) по комплектации, окраске, качеству или размеру, то процедура должна трактоваться именно как возврат.
Такая ситуация возникла в результате неисполнения должным образом реализатором своих обязательств по поставке заказанного.
Если договор расторгнут по причине, указанной в ГК РФ, обязательства сторон получаются не исполненными, отсутствует факт реализации. При такой передаче получается отказ от прав собственника на полученное приобретение, а не восстановление перешедшего права владения. Покупатель, уже оприходовавший поступление в учете, должен сделать сторнирующие проводки для исправления.
В случаях, когда у приобретателя отсутствуют какие-либо претензии к полученной продукции, а ее перемещение по месту продажи производится по договоренности с продавцом (к примеру, нереализованная в срок часть), то процесс представляет собой обратную реализацию. Фактически происходят 2 сделки: при первой поставщик продал товары покупателю, а затем во второй сделке покупатель реализовал эти же объекты или их часть поставщику. Обе стороны оформляют и отражают в учете сделку как обычную куплю или продажу продукции.
Кстати! Полученный по соглашению продукт соответствующего требованиям качества возвращается продавцу только по решению участников сделки или если ситуация оговорена условиями действующего договора (ст. 450, ст. 453 ГК РФ). При получении право собственности на продукцию передается приобретателю (ст. 223 ГК РФ), а при обратной реализации, совершаемой по той же стоимости, по которой продукция приобретена, право собственности меняется на первоначальное состояние (до продажи).
Необходимые документы для руководителя и бухгалтера
Поставка осуществляется с оформлением комплекта сопроводительных документов, включая передаточные документы, транспортные документы, доверенности на передачу/получение.
Если продукция доставляется, то обычно составляется товарно-транспортная накладная, экспедиторская расписка. Для плательщиков НДС обязательно представление на товар счета-фактуры.
Может быть составлена также только Товарная накладная со счетом-фактурой или Универсальный документ, если это предусмотрено договором. Передача возврата порой оформляется также актом приема-передачи, актом по форме ОС-1.
Оформление возврата отдельным документом предполагается в том случае, когда товар был принят покупателем и перешел в его собственность.
Если выявление несоответствий произошло в момент приемки, то покупатель делает соответствующую отметку в товаросопроводительных документах и отказывается в приемке поставленного груза. В данном случае оформление специальных документов не требуется.
Если же продукция была принята с подписанием передаточных документов, и после этого были обнаружены дефекты, то должен быть составлен акт возврата товара поставщику (образец размещен на настоящей странице сайта).
Не стоит путать акт с накладной. Если покупатель при возврате продукции оформит накладную, то это будет уже обратная продажа.
Грань этих двух процессов весьма тонка и зависит от того, произошел переход права собственности на товар к покупателю, или нет. Как правило, помешать переходу права собственности может неоплата со стороны покупателя.
Следует отметить, что для предприятий, применяющих общую систему налогообложения, именно этот вариант оформления (через обратную реализацию) рекомендуется с точки зрения бухгалтерского и налогового учета.