Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Уничтожение бухгалтерских документов: порядок и особенности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В случае чрезвычайного происшествия необходимо, в первую очередь, документально зафиксировать масштабы бедствия. Годятся любые доступные способы: составление актов, получение справок от МЧС о пожаре или наводнении, справок от коммунальных служб о протечках и прорывах канализации. Не стоит забывать и об использовании современной фото- и видеотехники. Все эти материалы станут основой для принятия решений о судьбе документов, помогут составить опись утраченного и принять меры по его восстановлению. Кроме того, они помогут получить страховку и объясниться с налоговыми и другими контрольными органами по поводу отсутствующих документов.
Инструкция по заполнению акта
- В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
- В основную часть акта вписывают
- основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
- состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
- фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
- В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.
Жалобы в контролирующие органы
Пример: увольняемый работник подал жалобу в Департамент государственной инспекции труда Минтруда и социальной защиты.
В этом случае Департамент придет с внеплановой проверкой по конкретному факту, указанному в жалобе. Ни по каким иным сферам деятельности организации, либо в отношении иных работников, проверки проводиться не могут.
В предписании на проведение внеплановой проверки должны быть указаны:
— Номер и дата выдачи предписания
— Основание проведения проверки
— Название контролирующего (надзорного) органа, проводящего проверку
— Наименование (фамилия, имя, отчество) проверяемого субъекта (при отсутствии наименования у проверяемого обособленного подразделения – адрес его места нахождения)
— Фамилия и инициалы проверяющего, его должность (состав группы проверяющих, фамилия и инициалы руководителя проверки, его должность)
— Исчерпывающий перечень вопросов, подлежащих проверке
— Проверяемый период или проверяемые периоды, если они не совпадают для различных вопросов, подлежащих проверке
— Срок проведения проверки (дата начала и окончания проверки)
Если же нарушения, указанные в жалобе, по итогам проверки не подтвердятся, то организация вправе потребовать в судебном порядке от жалобщика возместить убытки, причиненные распространением сведений, не соответствующих действительности и порочащих его деловую репутацию.
Как утилизировать документы?
Небольшой объем бумаг может быть уничтожен силами самой организации, например, с помощью измельчителя (шредера). Самостоятельно сжигать бумаги не рекомендуется во избежание проблем с пожарной инспекцией. При уничтожении своими силами нужно составить акт в свободной форме.
Крупные партии документов нужно доставить для уничтожения в специальные компании. При этом к акту присоединяется квитанция, выданная компанией-уничтожителем, о том, что документы приняты на утилизацию.
Некоторые организации пользуются услугами агентств по сбору макулатуры, это значительно дешевле, но в таком случае не исключена нежелательная утечка информации.
Как правильно уничтожить документы
Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.
Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.
Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?
Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:
- Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
- Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
- Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
- Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.
Что делать с документами при ликвидации компании
При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
В архив в обязательном порядке сдаются следующие документы ликвидированной организации:
- документы по личному составу организации;
- документы, сроки временного хранения которых не истекли;
- документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (такой статус документы могут получить по результатам экспертизы их ценности).
Порядок утилизации бумаг
Для уничтожения архивной и потерявшей актуальность документации не требуется привлечение сторонних лиц или организаций. Можно провести уничтожение документов с истёкшими сроками хранения самостоятельно. Для этого необходимо:
- создать комиссию, которая будет принимать решение об уничтожении документов;
- подготовить акт о необходимости утилизации документов;
- провести утилизацию и привести в порядок оставшиеся на хранении архивные документы;
- составить дополнительный акт с фиксацией совершённых действий.
Преждевременное уничтожение дел
Нарушение порядка уничтожения документов с истёкшим сроком хранения или преждевременная утилизация влечёт за собой штраф в размере до 3 тысяч рублей. Этот штраф, независимо от состава комиссии по утилизации, накладывается на руководителя предприятия. Повторное нарушение влечёт штраф в увеличенном размере.
Законодательсво о сроках хранения
Все бумаги отражающие работу бухгалтерии и хозяйственного отдела имеют свои нюансы и время нахождения в архиве.
В законе сказано: бухгалтерия, финансовая деятельность, итоги проведения аудитов, учетная политика, локальные акты (распоряжения, инструкции приказы и т.п.), иные документы, относящиеся к бухгалтерской и экономической стороне компании, могут быть уничтожены не раньше 5 лет с момента завершения отчетного года их создания (ФЗ № 402, ст. 29)
Документация по налогам, а вместе с ней документы, несущие информацию о прибыли и тратах компании, подлежат обязательному хранению в архиве, по завершении отчетного периода и их оформления, 4 года (Налоговый кодекс РФ ст.23, пп.8, п.1).
Документы, несущие информацию об управлении компанией, запрещено уничтожать раньше срока прописанного в перечне к Приказу Министерства культуры РФ № 558.
Какие из документов лучше сохранить
Бывают ситуации, в которых уничтожение потерявших свою актуальность бумаг не является правильным решением. Не надо уничтожать бумаги, несущие следующую информацию:
- все виды документов, которые задействованы в идущем судебном процессе или судебное разбирательство по ним намечается в ближайшее время;
- документы финансовой отчетности, в случае, когда компания несет убытки: в таком случае, они подлежат хранению, на весь период, пока организация работает себе в убыток.
Для все бухгалтерской документации установлены свои правила касательно периода сохранности. Да, действующие законодательные акты устанавливают правила хранения и уничтожения, как и для иных документов, для бумаг бухгалтерского учета установлены дополнительные законодательные правила, которые отражены в Налоговом кодексе и федеральном законе «О бухгалтерском учете»:
- абсолютно весь перечень документации, которая имеет непосредственное отношение к вычисление и уплате организацией налогов, подлежи обязательному хранению в течении 4 лет (ст.23 налогового кодекса Российской Федерации);
- первичный бухгалтерский учет обязателен к ответственному хранению не менее 5 лет (ст.29 федерального закона)
Отбор документов, более не нужных
Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.
Рекомендуемый состав комиссии:
- представитель руководителя;
- бухгалтер;
- юрист;
- архивариус;
- секретарь (кадровик);
- один из сотрудников.
ВАЖНО! Акт о выделении к уничтожению документов от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.
Задачи комиссии:
- отобрать документы, не подлежащие дальнейшему хранению, установив факт истечения их срока хранения;
- составить акт о предоставлении документации к уничтожению;
- подготовить документы к утилизации.
ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.
Уничтожение электронных архивов
Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.
С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125). Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.
Нюанс состоят в следующем: документ необходимо уничтожить вместе с носителем (диском, флэш-картой). Если же он записан на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «delete» и перемещение файла в корзину не гарантирует его уничтожения. Даже спустя 8 циклов перезаписи можно восстановить уничтоженные файлы по «магнитному эху» (по стандартам Пентагона, это возможно и через 50 циклов).
Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.
НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.
Порядок изъятия бухгалтерских документов
Если на бухгалтерские документы установлен срок хранения 10 лет, то они относятся в документам текущего характера и архивный фонд организации включаться не должны. На протяжении 10 лет они хранятся в одном из структурных подразделений компании, в после окончания данного срока подлежат уничтожению. (Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015).
Важно! Прежде чем уничтожить данные документы, компании проводят экспертизу их ценности. Это делает специальная экспертная комиссия, назначенная руководителем.
Те бухгалтерские документы, срок хранения которых уже истек изымаются с целью последующего их уничтожения.При этом важно, чтобы срок хранения этих документов истек уже до 31 декабря года, предшествующего году уничтожения. Если срок хранения документов истекает только в настоящем году, то уничтожить их можно только на следующий год. Таким образом, уничтожить те документы, срок хранения по которым еще не закончился нельзя. В соответствии с перечнем документов на утилизацию составляются специальные акты на уничтожение бухгалтерских документов.
Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения
Уничтожение бухдокументов должно производиться с соблюдением определенного порядка действий. За нарушение этого процесса компании грозит наложение штрафа.
| Этапы уничтожения бухгалтерских документов | Что включает в себя |
| Определение документов, у которых истекли сроки хранения | Бухгалтерские документы, срок хранения которых определяется как «10-летний», как правило, не передаются в архив. Они подлежат хранению в бухгалтерии, которые по истечении срока самостоятельно выделяют с целью уничтожения |
| Проведение экспертизы | Экспертизу проводят по итогам года в начале следующего самостоятельно структурным подразделением. При этом одним документы передаются в архив, а другие выделяются с целью ликвидации. Для уничтожения дел создается специальная экспертная комиссия. |
| Уничтожение документов | Уничтожение документов путем передачи в специальные организации, занимающиеся переработкой вторсырья |
Ответственность компаний за нарушение правил уничтожения документов
Если компании нарушат правила уничтожения документов, то им грозит административная ответственность (13.20 КоАП РФ) со следующими размерами штрафов:
- 100 – 300 рублей – для граждан;
- 300 – 500 рублей – для должностных лиц.
При этом, даже если компания заплатит штраф, это не освободит ее от устранения нарушений. В случае нарушения сразу по нескольким требований, штраф накладывается по каждому из них. Избежать штрафов компании смогут, если докажут, что уничтожение документов произошло при форс-мажорных ситуациях, например, в следствии пожара или кражи. В подтверждение этому компании могут предоставить такие документы как:
- справка из полиции, в которой значится, что по факту кражи возбуждено уголовное дело;
- акт о пожаре;
- другие документы.