Профиль должности: технология эффективного создания

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Профиль должности: технология эффективного создания». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Плохо, если вы потратили время на подбор, затем на обучение, выбились из сил помогая менеджеру во время его продаж, но он так и не показал ожидаемого результата. Спустя 1-2 месяца вы его увольняете и запускаете новый подбор.

ПРОФИЛЬ ДОЛЖНОСТИ: РАСПРОСТРАНЁННАЯ ОШИБКА

Ваши издержки в виде потреченного времени и недополученной прибыли от несостоявшихся сделок колоссальны. И при этом вы снова вынуждены тратить время на поиск, подбор и адаптацию новых менеджеров.

Какова самая главная ошибка при поготовке профиля должности?

Самая распространенная ошибка при формировании профиля должности — не составлять расширенный список компетенций и не формировать методику их оценки.

Обычно вы ограничиваетесь 2-3-мя характеристиками типа коммуникабельность, навык продаж, ответственность. Но даже и для этих трех качеств у вас чаще всего нет понимания как же их выявить.

Как результат в 90% интервью вы не оцениваете компетенции, а верите тому, что вам рассказывает кандидат.

Помните, что подбор эффективных продавцов начинается с расширенного профиля должности, который включает обширный список требуемых компетенций. Профиль должности не будет работать, если к нему не будет приложена методика оценки каждой из требуемых компетенций.

Опишите каждую компетенцию с точки зрения задач, которые она помогает решать. Согласуйте со всеми участниками оценки кандидатов как именно вы будете их оценивать.

Для этого необходимо разработать методику оценки и согласовать ее со всеми участинками отбора.

Всегда подключайте к оценке кандидатов РОПа. При составлении профиля должности учитывайте как можно полнее все аспекты: не только требования к профессиональным навыкам, но и условия внутренней среды, включая стиль управления РОПа, стиль командной работы, основы мотивации, а также корпоративную культуру компании.

Используйте наши рекомендации для формирования работающего Профиля должности при подборе менеджеров в отдел продаж.

Как определить, кого выдвинуть на позицию руководителя отдела или направления?

Это следующий уровень руководителя, и он должен быть лидером, должен уметь сплотить коллектив. Здесь соотношение профессиональных и управленческих компетенций другое — управленческих компетенций должно быть 50—70 %. Здесь профессиональные компетенции уже не столь важны, да и не сможет человек одновременно быть отличным специалистом и вести регулярный менеджмент на уровне подразделения — не хватит времени. Становясь руководителем отдела или направления, человек частично отрывается от своей профессии, и нужно выяснить, понимает ли он это, осознанно ли делает выбор. Одно дело быть линейным менеджером — лучшим профессионалом, организовывать команду специалистов, и совсем другое, когда менеджмент становится частью твоей жизни. И теперь человек, как белка в колесе, «бегает» по кругу из пяти функций — планирование, организация, оперативное управление, координация и контроль1. Действительно ли он хочет этого? Или ему достаточно остановиться на уровне, допустим, профессионального лидера-эксперта.

Как найти такого руководителя? Ведь линейными менеджерами всех потенциально перспективных сотрудников не назначишь. Значит, надо искать возможность пробовать менеджерские качества этих специалистов. Мы стараемся поручать им небольшие проекты в профессиональной области и следим за ходом их выполнения. Необходимо, чтобы лидерские качества могли проявляться. Когда у работника есть потенциал и он не востребован, человека начинает «разрывать», и так компания гарантированно его потеряет. И, повторюсь, перспективных сотрудников нужно присматривать с самого начала их работы в компании.

Определение участников создания профиля должности

Чтобы такого не произошло, в составлении профиля должности должен принимать участие непосредственный руководитель потенциального сотрудника. Именно он определяет задачи, которые будет решать сотрудник. Также не менее важно понимать, какой человек сработается с руководителем по личностным характеристикам. Если они не смогут найти общего языка, то это приведет к конфликту, который перерастет в увольнение одного из них. Как правило, увольняются подчиненные.

Приведу пример из своего опыта, когда личностные данные сыграли большую роль в подборе персонала. В работу передали вакансию финансового директора в крупную международную табачную компанию. Проведя переговоры с его непосредственным руководителем, приступил к поиску персонала. По результатам собеседований с большим количеством кандидатов я выбрал троих, резюме которых направил в компанию. Их пригласили, но всем отказали после собеседований.

Так как кандидаты на 100% подходили под описание вакансий и имели положительные рекомендации с предыдущих мест работы, то я решил выяснить причины отказов у директора по персоналу, с которым я взаимодействовал. Причина отказов предыдущим кандидатам заключалась в их чрезмерной настойчивости и прямолинейности. Оказалось, что с будущим руководителем сможет сработаться женщина, которая в моменты, когда руководитель будет считать себя правым, не сразу будет ему доказывать обратное, а через какое-то время. Я нашел такого кандидата, который работает в компании и по сегодняшний день.

 Должность 

 Кто принимает участие в составлении профиля 

Менеджер по персоналу

 Руководитель отдела персонала 

Руководитель отдела 
продаж 

 Директор по продажам или коммерческий директор, 
 сотрудник отдела персонала 

Определение и составление перечня профессиональных компетенций

Здесь необходимо указывать, что должен уметь кандидат, какими навыками он должен обладать, чтобы успешно выполнять поставленные задачи.

 Должность 

 Знания 

 Навыки 

Менеджер 
по персоналу

- Трудовой кодекс РФ; 
- способы и методы поиска
персонала; 
- внутренние нормативные 
документы и акты 
компании; 
- основы коммуникации и 
делового общения 

- поиск персонала различными 
методами; 
- грамотное размещение вакансий в 
открытых источниках; 
- ведение переговоров; 
- умение расположить к себе; 
- умение разговорить собеседника 

Руководитель
отдела 
продаж 

- основы коммуникации и 
делового общения; 
- техника продаж, правила
заключения договоров; 
- нормы и правила 
документооборота в 
компании, использования и
хранения конфиденциальной
информации; 
- основы маркетинга, 
маркетинговых 
исследований 

- планировать продажи, готовить 
пакетные предложения для различных
групп клиентов; 
- организовывать и контролировать 
мероприятия по развитию клиентской
базы; 
- формировать ценовую и 
ассортиментную политику компании; 
- проводить акции по продвижению 
приоритетных или зависших товаров;
- проводить анализ продаж, 
финансовых показателей, рыночной 
конъюнктуры, клиентской базы; 
- развивать подчиненных, проводить
оценку их деятельности 

Как определить требования к опыту и навыкам

Зная функционал должности, требования профстандарта и сложность задач сотрудника, определите, что важнее на этой должности: обладать определенным опытом, навыками, качествами или моделями поведения. Например, для сотрудника на руководящую должность на первом месте стоит требование к опыту руководства группой людей, далее – качества и модели поведения, а для вакансии специалиста, который обслуживает клиентов, наиболее важны качества и модели поведения, при этом соискатель может вообще не обладать опытом работы в данной сфере.

Самостоятельно определите важность и приоритетность опыта перед качествами и моделями поведения. При этом учтите требования профстандарта к опыту и навыкам данной должности. В дальнейшем используйте данные критерии отбора на собеседовании.

Пример профиля специалиста

Давайте рассмотрим пример профиля инженера по технической безопасности.

Шкала оценки компетенции

Профессиональные компетенции

Каждая должность требует от работника обладания определенными компетенциями. Это квалификационные характеристики, которые являются необходимыми для выполнения тех или иных работ. Так, профиль компетенций должности обычно включает в себя следующие пункты:

• стратегическое мышление (подразумевает умение составлять долгосрочные планы с учетом возможных рисков и альтернативных вариантов);
• влияние на окружающих (умение отстаивать свою точку зрения, а также убеждать других в ее правильности);
• навыки решения проблем (умение адекватно реагировать на нестандартные ситуации и трудности, а также оперативно находить пути выхода из них);
• поиск информации (выбор и фильтрация данных, умение находить и использовать актуальные источники);
• умение работать с клиентами и контрагентами (учет интересов, понимание психологии, удовлетворение пожеланий и потребностей);
• гибкость (оперативное реагирование и принятие решений в соответствии с изменяющейся ситуацией);
• направленность на качество (знание и выполнение всех требований и норм, а также стремление к постоянному совершенствованию).

В зависимости от того, о какой должности идет речь, перечень компетенций может расширяться или сужаться. Профессиональный профиль должности содержит не только требования, но также и степень их выраженности (базовая, высокая, максимальная). Данный показатель может быть определен по итогам собеседования или же посредством специальных психологических тестов.

Этап анализа и структурирования функциональных обязанностей лучше всего проводить следующим образом. Изначально нужно изучить должностные инструкции, кроме этого понять специфику данной должности на конкретном предприятии. Ее можно узнать, опросив сотрудников подразделения. Это можно сделать, как посредством письменного социологического опроса, используя унифицированные бланки, так и просто в форме устных бесед с сотрудниками. После этого с руководителем подразделения согласовать и ранжировать обязанности в соответствии с важностью их исполнения. Их должно быть не больше 10. В этот же пункт следует включить кому подчиняется данный сотрудник, есть ли у него подчиненные. На следующем этапе определяется перечень знаний и навыков, которые необходимы для успешного выполнения перечисленных должностных обязанностей. Можно также добавить размер заработной платы, поскольку именно эта информация на этапе подбора персонала является очень значимой.

Профиль должности как составить за 6 шагов

Разработка профиля должности может осуществляться в соответствии с двумя основными подходами:

• Ситуативный подход подразумевает, что документ составляется в экстренном порядке, когда необходимо срочно закрыть вакантную должность. Поскольку время очень ограничено, документ составляется очень приблизительно, с указанием лишь самых основных требований к потенциальному сотруднику. В дальнейшем данная заготовка может послужить для формирования полноценного профиля.
• Методический подход подразумевает основательную работу, по результатам которой будут разработаны четкие особенности должности, необходимые компетенции, личные качества, функциональные зоны ответственности. Он будет содержать всю исчерпывающую информацию, а потому будет считаться рабочим документом при поиске и подборе кадров. По мере того как в организации будут происходить какие-либо реформы, профиль также будет подвергаться изменениям.

Отличный курс. Раздаточный материал полный. Лектор обосновывает все новые поправки, рассматривает частные случаи. Я рад, что принял участие.

Биографические данные.

В биографические данные включаются обычно формальные требования к кандидату, его возраст, пол (это желательные показатели), образование, количество опыта и т.д. При анализе этих данных нужно обратить внимание, какое образование будет плюсом, а какое приемлемое, важно ли на этой должности прохождение какого-либо дополнительного обучения, если таковое необходимо, то есть ли возможность обучить сотрудника внутри компании. Относительно опыта работы важно уточнять, сколько лет опыта работы должно быть на старте, в какой сфере, какой опыт будет минимальным и какой желательным. Нужно также обязательно указать, есть ли какие-либо специальные навыки или умения (умение работать в специальных профессиональных программах, требования к дикции и т.д.) Иногда выяснить все эти моменты помогает простой вопрос опытному сотруднику или руководителю подразделения: вы берете меня на работу, то я должна уметь и знать по истечению испытательного срока?

Иногда вместе с резюме отправляют сопроводительное письмо (СП). Оно помогает привлечь внимание hr специалиста к резюме, произвести хорошее впечатление и увеличивает ваши шансы получить работу.

На Западе составление сопроводительного письма обязательно, в России — пока нет (за исключением некоторых случаев). Большинство людей не умеет грамотно составлять сопроводительные письма, но если вы овладеете этим навыком, то сможете заработать дополнительные очки. В каких случаях писать СП обязательно:

1. если это требование указано в описании вакансии,
2. если компания иностранная,
3. если вы хотите уйте в другую профессиональную сферу, и вам важно объяснить свои мотивы.

СП покажет вашу мотивацию и другие преимущества, которые трудно отразить в резюме. Как правило, сопроводительное письмо должно пишут в официально-деловом стиле. Но для соискателей на творческую вакансию уместны юмор и креатив. Размер может быть разным, но желательно не делать его слишком объемным. Чаще всего достаточно 3-4 абзацев текста, хотя тут нет единого стандарта. Также нет единого универсального шаблона сопроводительного письма. В отличие от резюме, оно пишется под конкретную компанию и требует индивидуального подхода.

В письме нужно поприветствовать специалиста по кадрам, указать название вакансии. Можно написать, откуда вы о ней узнали. Затем важно объяснить, почему вам интересна эта должность, описать релевантный опыт, личностные качества — все, что (по вашему мнению) может помочь вам заинтересовать рекрутера. В конце обязательно поблагодарите его за внимание, укажите ваши ФИО, телефон и электронную почту.

Перед отправкой проверьте письмо. Ошибки в нем недопустимы.

Планирование новой версии себя

Пропишите, какие профессиональные знания, опыт и личностные компетенции необходимы для вашей карьерной цели.

Подумайте, что нужно изменить в отношениях с подчиненными, коллегами из других подразделений, если планируете заниматься кросс-функциональными проектами или работать с людьми из иных сфер: иногда окружение способно продвинуть вперед сильнее курсов и опыта.

Рассмотрите, какие связи нужно приобрести вне компании для карьерного роста.

Планируйте конкретные действия, которые помогут реализовать задуманное:

1. Обучение. Проходите не более 1-2 курсов в год по 3-4 месяца, чтобы знания успели уложиться. Обращайте внимание на онлайн-формат, так как он позволяет быстро прокачивать скилы.

2. Рабочие кейсы. Инициируйте новый проект в компании на добровольных началах, сообщите эйчару, что хотите освоить отдельные навыки.

3. Привлечение внешней экспертизы, которая позволит пройти путь быстрее. Такой подход эффективнее, так как ментор работает с вами индивидуально по запросу.

4. Самообразование. Чтение книг, подкастов, изучение экспертного материала в вашей нише.

Кандидат в профиль и анфас

Составление профиля кандидата – необходимый этап поискового процесса. Не нужно путать его с должностной инструкцией или профстандартами от Минтруда. Конечно, их легче легкого найти в интернете, но они представляют собой лишь абстрактный перечень требований к должности. Мы же ищем человека, а не робота с запрограммированными инструкциями! Помимо знаний и умений, он должен хорошо вписаться в корпоративную культуру вашей компании, сработаться со своим непосредственным начальником и подчиненными.

Все эти нюансы нужно обязательно учесть заранее и прописать в квалификационной карте соискателя, ее еще называют картой компетенций. Эйчары обозначают эту задачу так: «составить портрет идеального сотрудника» или «снять профиль вакансии».

Какие задачи помогает решить профиль должности?

1. Подбор кадров. Правильно сделанный профиль должности помогает решить раз и навсегда проблему с подачей заявки на подбор персонала. Использование данного документа поможет и внешнему, и внутреннему рекрутеру избежать большинства ошибок при отборе и показывать максимально соответствующих и эффективных кандидатов.
2. Оценка персонала. На основе профиля должности можно создать такую систему оценки персонала, которая позволит выявить не только реальный возможности кандидата или сотрудника, но и достигнутые им результаты. Возможности оценивают в соответствии с наличием и степенью развитости определенных компетенций. Результаты выявляются относительно тех функций, который выполняет сотрудник на своем рабочем месте. Оценкой первого занимается менеджер по персоналу, а второго – непосредственный руководитель сотрудника.
3. Обучение персонала. Не секрет, что в свете быстрого развития современных технологий именно кадры играют решающую роль в процветании предприятия. Поэтому эффективно выстроенный план развития сотрудников поможет своевременно избежать проблем с повышением квалификации персонала и его обучением. Для построения такой системы развития профиль должности используется в качестве фундамента.
4. Кадровый резерв. Профиль должности позволит очень быстро и максимально прицельно сформировать кадровый резерв, как из внутренних, так из внешних кандидатов. А это в свою очередь поможет избежать лишних проблем при заполнении вакантной должности, как показывает практика, намного дешевле вырастить своего специалиста, чем привлечь такого же со стороны. В первом случае, риски значительно повышаются.
5. Зона ответственности работника. Самый распространенный вид рабочих конфликтов возникает на основе непонимания своей зоны ответственности каждым сотрудником. Профиль должности такого рода конфликты сводит к нулю.
6. Система оплаты. И последняя, но не маловажная деталь, которую делает возможной профиль должности – это введение соответствующей градации заработных плат на основе профиля должности. Ведь при четком описании функциональных должностных обязанностей, объективно сформулированной оценке профессиональных компетенций появляется возможность четкого распределения уровня заработных плат сотрудников.

Этап анализа и структурирования функциональных обязанностей лучше всего проводить следующим образом. Изначально нужно изучить должностные инструкции, кроме этого понять специфику данной должности на конкретном предприятии. Ее можно узнать, опросив сотрудников подразделения. Это можно сделать, как посредством письменного социологического опроса, используя унифицированные бланки, так и просто в форме устных бесед с сотрудниками. После этого с руководителем подразделения согласовать и ранжировать обязанности в соответствии с важностью их исполнения. Их должно быть не больше 10. В этот же пункт следует включить кому подчиняется данный сотрудник, есть ли у него подчиненные. На следующем этапе определяется перечень знаний и навыков, которые необходимы для успешного выполнения перечисленных должностных обязанностей. Можно также добавить размер заработной платы, поскольку именно эта информация на этапе подбора персонала является очень значимой.

Похожие записи:

• Универсальное пособие на детей с 2023 года: что меняется
• Пенсия по потере кормильца: кому положена, как получить и сколько платят
• Кому и какие налоги платить при покупке и продаже квартиры