Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка на личном автомобиле в 2020 — 2021 годах (особенности)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Трудовой договор или дополнительное соглашение.
Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.
Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:
-
работник использует транспортное средство в интересах работодателя;
-
работодатель знает об этом или согласен на это;
-
размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.
Суточные: налоговый учет
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
- должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
- задач, поставленных в командировке;
- места командировки и т. д.
Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).
03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:
- на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
- билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
- наличными — 700 руб. (суточные).
10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.
В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:
- 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
- 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.
Условные курсы для оформления примера:
- 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
- 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
- 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.
Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку
Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.
В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.
Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.
Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья? Посмотреть ответ
Судебная практика по командировкам на личном транспорте
Минфин России в своем письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно. По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.
Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013 и Московского округа от 07.04.11 № КА-А40/1111–11. В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.
***
Таким образом, несмотря на отмену некоторых документов при оформлении командировок и кажущееся упрощение процедуры, при направлении в командировку на личном транспорте к сбору подтверждающей документации и оформлению прочих сопутствующих деловых бумаг стоит подойти со всем вниманием и тщательностью.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».
Порядок возмещения командировочных расходов
Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).
Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:
-
расходы на проезд;
-
расходы по найму жилого помещения;
-
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
-
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;
А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):
-
расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;
-
обязательные консульские и аэродромные сборы;
-
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
-
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
-
иные обязательные платежи и сборы.
Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД). Можно устанавливать отдельные нормы суточных для каждой страны или группы стран. Предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, составляют 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и 2 500 руб. — за пределами территории РФ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
Выплата суточных при командировках за пределы территории РФ регламентирована пунктами 18-20 Положения о командировках:
-
при однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы для загранкомандировок;
-
даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;
-
при направлении работника в командировку на территории стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых при пересечении границы отметки не делаются, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам);
-
при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме для командировок за границу. При следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам для России. Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Если сотрудник едет на личном транспорте
Закон не оговаривает, каким именно способом работник должен добираться до места командировки и обратно. Очень часто на предприятии возникает ситуация, при которой сотрудник для этих целей будет использовать свой личный автомобиль.
В такой ситуации появляются несколько документов, которые необходимо будет дополнительно оформить для такой поездки:
- Допсоглашение к трудовому договору либо отдельное соглашение об использовании личного автомобиля в служебных нуждах;
- Приказ о командировке с отметкой, что работник во время служебной поездки будет использовать свой личный автомобиль;
- Путевой лист с отметкой о маршруте движения на личном автомобиле.
Использование в командировке услуг такси
Расходы на такси в командировке в 2023 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст. 168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем. При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.
Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.
Действительно, все факты хозяйственной жизни организации нужно подтверждать первичными документами (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 252 НК РФ). Если речь идет о поездке в командировку, то понадобятся:
- кассовые и товарные чеки;
- талоны на бензин;
- слипы (при расчетах за бензин топливной картой);
- квитанции с парковок и автостоянок и т.д.
Указанные документы, подтверждающие расходы на проезд, работник прикладывает к своему авансовому отчету. Также см. “Новый список документов для авансового отчета в 2020 году“.
Что касается пробега автомобиля во время командировки, то он подтверждается путевыми листами. Их можно составить по унифицированным формам, или на бланках, которые организация разработала самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Напомним, что формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78:
- № 3 для легкового автомобиля;
- № 3 спец для спецтранспорта;
- № 4 для легкового такси;
- № 4-С или № 4-П для грузовика;
- № 6 спец для автобуса.
В машинах, оборудованных тахографом, пробег автомобиля подтверждается именно этим прибором.
Работодатель, отправляя сотрудника в служебную командировку на его личном автомобиле, должен убедиться, что на транспортное средство оформлен страховой полис ОСАГО. Это позволит покрыть расходы на ремонт автомобиля, если водитель не признан виновником дорожно-транспортного происшествия.
Кроме того, возможность денежной компенсации за ДТП, которое произошло не по вине откомандированного сотрудника, должна быть предусмотрена условиями индивидуального трудового договора.
При отсутствии таких условий необходимо составить дополнительное соглашение между работником и работодателем, в котором предусмотреть возможность полной или частичной компенсации за ущерб, причиненный работнику повреждением транспортного средства в результате ДТП, если указанные расходы не покрываются страховым возмещением.
Закрывающие документы
Для компенсации расходов после командировки на личном автомобиле сотрудник приносит в бухгалтерию:
- авансовый отчет
- служебную записку
Посмотреть пример служебной записки
- путевой лист (заполняет командированный сотрудник)
Посмотреть пример путевого листа
- чеки, квитанции, счета за ГСМ.
Этот пакет документов подтверждает срок командировки, использование личного авто в интересах компании и расходы в пути.
Форму путевого листа смотрите в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма предусмотрена для юрлиц-перевозчиков, но ее можно адаптировать. Также можно подготовить свою форму (и написать об этом в локальном акте — положении о командировках, например). В последнем случае обязательны реквизиты, утвержденные Минтрансом (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152):
- название и номер,
- срок действия путевого листа = даты поездки (число, месяц, год). Не больше месяца. Период командировки должен совпадать с тем, что написано в служебной записке, иначе у налоговиков возникнут вопросы к учету расходов.
- собственник (владелец) транспортного средства (в нашем случае — ФИО сотрудника, адрес, телефон),
- сведения о транспортном средстве (тип, марка, номер, реквизиты ПТС, дата прохождения ТО перед поездкой, показания одометра при отъезде и приезде — пробег в км.),
- данные о водителе (ФИО, номер водительского удостоверения).
В путевой лист нужно включить подробный маршрут и данные о движении ГСМ: остаток топлива на начало и конец поездки, заправка в течение поездки. Важно, чтобы чеки (с АЗС, например) были из пунктов следования по маршруту командировки — совпадать с маршрутом путевого листа. Иначе это вызовет вопросы налоговой.
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля и его предназначение
Важным сопроводительным документом, который каждый день вручается шоферам транспортных средств, является путевой лист.
Маршрутный документ регистрируются в общем журнале учета путевых листов движений транспортных средств в соответствии с формой 8. Образец заполнения путевого листа можно найти здесь. В нем фиксируется учет рабочего времени шофера, пробег автомобиля и его маршрут. На данный момент действует несколько образцов рассматриваемого документа. Водитель во время поездки, в случаях, которые отмечены в нормативных положениях, обязан иметь путевку при себе и предъявлять ее по требованию сотрудникам полиции. На сегодняшний день существует 8 основных видов рассматриваемого документа. Обязательными для отметки в путевке являются следующие реквизиты: На фронтальной стороне в самой верхней части указываются: Номер, серия документа, дата его выдачи; Название организации, кодовые значения по ОКПО, ОКУД; Марка авто, номерной шифр; ФИО водителя, номер и серия удостоверения водителя.
Возмещение командировочных расходов
Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:
- на проезд в обе стороны;
- на съем жилья;
- суточные;
- прочие расходы, определяемые работодателем.
Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.
Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:
- документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
- чеки на ГСМ;
- путевой лист;
- служебную записку.
Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.