Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок инвентаризации. Введение итогов инвентаризации в 1С». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законодательстве зафиксирована обязанность юридических лиц показывать в бухотчетности полные и достоверные сведения о финансовом состоянии организации. Суть этих действий — контроль и сопоставление фактического наличия материальных ценностей и их номинального присутствия на балансе фирмы. Другими словами — это средство для анализа состояния компании/предприятия. Каждый этап строго регламентируется федеральными законами и рекомендациями Министерства Финансов Российской федерации.
В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).
Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).
Проводки будут такие.
|
Проводка |
Операция |
|
Д 94 — К 10 (41, 43) |
Списана стоимость утраченного имущества |
|
Д 20 (25, 26, 44) — К 94 |
Списана недостача в пределах норм естественной убыли |
Отражение инвентаризации в бухгалтерском учете если выявлена недостача
Если нехватка в пределах допустимой естественной убыли, то операции будут такого плана:
|
Д94—К10(41,43) |
Стоимость потерь списана |
|
Д20(25,26,44)—К 94 |
Аннулирована недостача в пределах нормы |
Зачем нужна инвентаризация товаров и в чем ее суть
Инвентаризация — это проверка фактических остатков товаров, которые есть в магазине и на складе, сверка их количества с данными из учетной системы. Если магазин не ведет учет, то инвентаризация помогает узнать, какие товары в наличии и чего не хватает. Из этих данных владелец магазина может сделать выводы о товарных остатках — активах его бизнеса.
Узнать, что реально есть в наличии. Магазин получает партию молока. Сотрудники принимают товары и заносят информацию в учетную систему. При продаже на кассе пачка молока списывается с остатков. Цифры в учетной системе не отражают реальность до конца: у части молока выходит срок годности, отдельные пачки воруют. Чтобы знать реальное положение дел, нужна инвентаризация.
Определить качество товара. При инвентаризации проверяют не только реальное количество товара, но и товарный вид: можно ли им торговать, не испорчен ли, не помят, есть ли ценник.
Понять, как работают сотрудники. Инвентаризация показывает недостачу или излишек товара. Причиной может быть воровство продавцов, невнимательность сотрудников, которые принимают товары, а также охраны магазина.
Инвентаризация дополняет учет и помогает владельцу магазина держать руку на пульсе.
Шаг 5. Принять меры по результатам инвентаризации
Теперь у владельца магазина есть документ, на основании которого можно внести изменения в учет и взыскать убытки с продавцов, кладовщика, охранника и других сотрудников. В крупном магазине эти решения закрепляют приказом об утверждении результатов инвентаризации, но это необязательно. Главное — оприходовать излишки и списать недостачу.
Излишки при инвентаризации — в фонд магазина. Товары принимают к учету по их закупочной стоимости на день инвентаризации. Бухгалтер начисляет сумму на финансовые результаты. Излишки учитывают в составе внереализационных доходов.
Недостача при инвентаризации — из зарплаты виновных. В крупных магазинах обычно есть норма убыли, недостача выше этой нормы удерживается с оплаты за работу продавцов и других виновных сотрудников. Если за прилавком стоит сам владелец магазина, он относит недостачу на убыток.
Недостача маркированных товаров — на списание в «Честный знак». Если магазин продает маркированные товары, например табак или обувь, недостачу кодов нужно списать в системе маркировки «Честный знак».
Проведение инвентаризации и оформление ее результатов
С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин, и висит табличка «Учет».
Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации.
Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью. Разберем, как проводить переучет.
Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом — наше приложение можно установить на терминалы сбора данных. Поставьте его на ТСД и пропикайте товары, направляя устройство на штрихкоды.
Инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством составлять не понадобится: они сформируются автоматически в МоемСкладе.
А еще в нашем сервисе можно скачать все документы, которые могут вам пригодиться во время переучета: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости и другие. Все это полностью бесплатно. Зарегистрируйтесь и попробуйте МойСклад прямо сейчас!
Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги.
Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации.
Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе переучета вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.
Выявлена недостача материалов: проводки
В свою очередь, недостача может быть связана:
- с потерями того или иного количества объектов учета при наличии виновных лиц;
- потерями без виновных лиц.
Важный критерий учета недостачи в случае, если рассматриваемые активы представлены материально-производственными запасами, — ее величина в сравнении с нормативами по естественной убыли, установленными для того или иного объекта учета. Если в результате инвентаризации выявлена недостача материалов, проводки, при условии что недостача не превышает нормативы (вне зависимости от наличия или отсутствия виновных лиц), будут оформлены следующие:
- Дт 94 Кт 10 (или соответствующий иному активу счет, например 41 или 43);
- Дт 20 (или иной, характеризующий конкретный бизнес-процесс, в котором используется актив) Кт 94.
Если недостача не может быть отнесена на естественную убыль (вследствие превышения нормативов или их отсутствия), то она:
- При отсутствии виновных лиц списывается в прочие расходы.
При этом в бухгалтерских регистрах отражаются:- проводка, фиксирующая факт недостачи: Дт 94 Кт 10 (либо по иному активу);
- проводка, указывающая на отсутствие виновных лиц: Дт 91 Кт 94.
- При наличии виновных лиц компенсируется ими.
Проводки:- Дт 94 Кт 10 (показывает факт недостачи);
- Дт 73 Кт 94 (показывает факт выставления виновному лицу требований о компенсации);
- Дт 50 Кт 73 (показывает факт получения компенсации от виновного лица через кассу).
Назначение и нюансы инвентаризации
Инвентаризация представлена сверкой имеющихся ценностей с данными, содержащимися в первичной документации фирмы. Основной целью данного процесса выступает выявление расхождений между фактическими ценностями и сведениями из документов, а если они действительно обнаруживаются, то предпринимаются разные меры, предназначенные для устранения этой разницы.
Подготовка и осуществлению инвентаризации выполняется только по специальному плану, составляемому заблаговременно. Он утверждается приказом руководителя фирмы.
Если в результате инвентаризации выявлены излишки, то это должно указываться в бухгалтерских бумагах, а также в документах складских помещений, где выявляются не оприходованные основные средства или материалы.
Решения по итогам проведения инвентаризации
Приведенный выше образец протокола по инвентаризации завершается перечнем принятых решений. Они зависят от наличия выявленных по результатам проверки отклонений.
- Нарушений не выявлено. Это самый простой и наиболее редко встречающийся на практике вариант. В этом случае решение формулируется просто: «Утвердить результаты инвентаризации».
- Выявлены только недостачи. В данном случае возможны два варианта. Если установлены ответственные лица и трудовое законодательство позволяет удержать с них сумму недостачи, она полностью списывается за счет виновных лиц. Если же установить виновников не удалось или закон предусматривает ограничение по сумме взыскания, остаток недостачи списывают на убытки компании.
- Выявлены только излишки. Их следует оприходовать по рыночным ценам с отнесением на прочие доходы компании. Рыночные цены организация может определить самостоятельно или привлечь независимого оценщика.
- Выявлены и излишки, и недостачи. В этом случае следует сначала проверить, можно ли зачесть так называемую пересортицу. Речь идет о сочетании излишков и недостач по однородным материальным ценностям, находящимся на хранении у одного материально ответственного лица. Методические указания по инвентаризации (п. 5.3) разрешают в этом случае по решению руководителя произвести зачет выявленных отклонений. По оставшимся после зачета излишкам и недостачам решения принимаются, как указано в пп. 2 и 3.
Почему итоги инвентаризации необходимо оформить документально
Документы, оформленные по результатам инвентаризации, являются первичными. Они применяются для проверки полноты бухгалтерского учета и достоверности отраженных в нем сведений. Применение документов позволяет комиссии по инвентаризации сделать вывод о том, насколько результаты инвентаризации соответствуют сведениям бухгалтерского учета. По итогам ревизии может быть выявлено значительное отклонение реальных данных от отраженных в учете.
В случае выявления недостач документирование итогов инвентаризации позволяет подтвердить вину лица, ответственного материально, и взыскать с этого лица убытки, которые обоснованы и подкреплены документами.
Фиксирование и документальное оформление результатов инвентаризации являются неотъемлемыми условиями, играющими важную роль как внутри предприятия, так и в случае возникновения вопросов со стороны налоговых органов.
Иногда результатом проведенной в организации инвентаризации становится недостача ценностей или излишек. Если в случае с излишком предстоит оприходование ценностей, то при выявлении недостачи потребуется выявить виновных лиц, а также правильно оформить списание.
Недостача при инвентаризации: проводки
Важно! В результате проведенной инвентаризации может быть выявлена не только недостача ценностей, но и излишек. Кроме того, возможен также и такой результат, как пересортица. Она означает, что с остатка требуется снять одни наименования, а другие оприходовать.
Порядок отражения в бухгалтерском учете будет следующим:
- При выявлении излишка, ценности приходуют на момент проведения инвентаризации. Приходуются они по рыночной цене, если иной порядок не предусмотрен внутренними правилами компании. Денежные показатели относят на финансовые результаты вместе с иными расходами, или на доходы в НКО.
- Если недостача попадает под естественную убыль, то суммы списывают как расходы, либо как издержки. Если недостача превышает естественную убыль, то списание происходит за счет виновных лиц. Если виновных установить не удалось, то списание производится на финансовые результаты.
Основные проводки при списании недостачи:
| Списание | Проводки | |
| Д | К | |
| По ТМЦ | 94 | 10 |
| По основным средствам | 94 | 01 |
| По готовой продукции | 94 | 41 (43) |
| По естественной убыли | 20 (25,44) | 94 |
| За счет виновных лиц | 73 | 94 |
| На прочие расходы | 91.2 | 94 |
Таблица: бухгалтерские проводки при инвентаризации
| Дебет | Кредит | Наименование операции |
| Излишки | ||
| 08 | 91/1 | Отражена рыночная стоимость неучтённого объекта, выявленного при инвентаризации ОС |
| 01 | 08 | Объект принят к учёту в качестве ОС |
| Недостача | ||
| 01/2 | 01/1 | Списана первоначальная стоимость недостающего ОС, выявленного при инвентаризации |
| 02 | 01/2 | Списана сумма амортизации по этому объекту |
| 94 | 01/2 | Списана остаточная стоимость недостающего объекта |
| 73/2 | 94 | Сумма ущерба отнесена на виновное лицо |
| 50 | 73/2 | Виновным лицом внесена оплата в счёт недостачи |
| 70 | 73/2 | Сумма недостачи удержана из зарплаты виновного лица |
| 91/2 | 73/2 | Недостача списана в прочие расходы в связи с отсутствием виновного лица |
Списание сумм недостач на виновное лицо
Суммы недостач, выявленные при инвентаризации имущества, списываются на виновное лицо в следующих случаях:
если виновное лицо несет полную материальную ответственность за сохранность товарно — материальных ценностей и активов;
если работник признан виновным по решению суда.
Сумма недостач ценностей, учтенная по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списывается на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Определение размера ущерба, причиненного организации, осуществляется на основании ст.121.3 КЗоТ РФ по фактическим потерям, на основании данных бухгалтерского учета, исходя из балансовой стоимости (себестоимости) материальных ценностей за вычетом износа по установленным нормам.
Для предприятий торговли и общественного питания размер ущерба, причиненного недостачей продукции и товаров, определяется по ценам, установленным для продажи этой продукции и товаров (ст.121.3 КЗоТ РФ).
Согласно ст.15 ГК РФ лицо, которому причинен ущерб, вправе требовать возмещения убытков и упущенной выгоды. Недостача ценностей, с одной стороны, явилась причиной того, что организация не получила доход от оборота ценностей, а с другой — обусловила возникновение дополнительных расходов на приобретение недостающих ценностей. Это означает, что по решению руководителя организации недостача с виновного лица может быть взыскана не по фактической себестоимости недостающих ценностей, а по рыночным (для организаций торговли — продажным) ценам, по которым эти ценности будут вновь приобретены. Данный порядок определения суммы ущерба закрепляет ст.121.3 КЗоТ РФ, на основании которой при недостаче материальных ценностей ущерб определяется по ценам, действующим в данной местности на день причинения ущерба.
Образцы объяснительных сотрудника по недостаче или излишкам в результате инвентаризации
По закону работодатель обязан в письменном или устном виде потребовать от своего подчиненного объяснительную. Заметьте, работник не имеет право на отказ, он обязан официально объяснить случившуюся ситуацию в течение 2-х рабочих дней.
Объяснительная записка пишется на имя своего непосредственного начальника, либо генерального директора компании. В какой форме подавать документ, зависит от ваших возможностей. Вы можете набрать текст на компьютере или написать его от руки. Стоит знать, что ваша подпись и расшифровка инициалов пишется всегда от руки.
Важно, чтобы документ был оформлен на официальном бланке организации.
Как правило, объяснительная записка подается вместе с основным документом. В случае недостачи или излишках при инвентаризации, она подается с актом проведенных работ.
Содержательная часть подразделяется на:
- Фактическую. В ней вы должны описать те моменты, которые послужили поводом написания записки. Пример: «22 января в магазине «Огонек» проводилась инвентаризационная проверка. В ходе внимательного изучения, пересчета товара, была выявлена недостача».
- Причинную. В этой части вы должны изложить несколько причин, почему возникла данная недостача или наоборот появились излишки.
Заметьте, что никакой смысловой части с выводами, длинными предложениями быть не должно. Объяснительная передает руководству только данные, факты, а вместе с ними вашу позицию.
Обязательными реквизитами документа является:
- Наименование компании.
- ФИО директора, должность.
- Должность сотрудника, который пишет объяснительную и его инициалы.
- Наименование документа – «Объяснительная записка». Заметьте, после слова «записка» точку не нужно ставить.
- Дата составления и подпись.
Приказ о недостаче при инвентаризации. Образец составления.
Рассмотрев факты, изложенные в объяснительной записке, руководитель принимает решение о том, виновно ли лицо, в чьем ведении находились ценности, в их утрате, и отражает его в резолюции на записке.
Если сотрудник не представил объяснительную или требуется дополнительное расследование причин недостач, в организации назначается комиссия. Тогда при принятии решения руководитель основывается на ее выводах.
Решение руководителя закрепляется в приказе. Издание приказа – третий этап оформления выявленной недостачи товаров по результатам проведенной инвентаризации.
Если в недостаче виноват сотрудник, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи водяного счетчика марки «В123» вследствие утери его слесарем-сантехником ООО «Теплая компания» Семеновичем С.С. приказываю удержать из заработной платы Семеновича С.С. 10 000 (десять тысяч рублей)».
Если недостача возникла в результате естественной убыли, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи в размере норм естественной убыли, утвержденных Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 N 252, списать 1,5 т ананасов стоимостью 70 000 руб. на издержки производства».
Если недостача произошла по вине неустановленных лиц, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи трех бутылок масла растительного «Слобода» стоимостью 300 руб. вследствие кражи их из торгового зала неустановленными лицами списать выявленные убытки на финансовый результат».
Скачать образец приказа о списании недостачи, обнаруженной по результатам инвентаризации
Пересортица: причины возникновения, методы обнаружения, способы предупреждения и устранения.
Пересортица — один из распространенных способов качественной
фальсификации. В зависимости от причин возникновения она может
носить объективный и субъективный характер. Так, пересортица,
происходящая при хранении, не зависит от работников фирмы и
является объективной. При сырьевом и технологическом принципах,
когда сорт полностью сформирован на стадии производства,
пересортица носит субъективный характер и объясняется либо
злоупотреблениями, либо нарушениями технологии производства,
включая некачественный приемочный контроль сырья.
Пересортица товара представляет собой продажу или поставку вместо одного товара другого со сходными свойствами, но отличающегося артикулом и ценой.
Она может возникнуть при:
— приемке товара;
— оприходовании товара;
— реализации через кассы.
Руководители не всегда обращают внимание на проблему пересортицы, считая, что размеры потерь невелики, некритичны и в определенной степени могут быть перекрыты излишками. К сожалению, это не так. При большом товарообороте пересортица может превратиться в серьезную проблему для торговых предприятий.
Поэтому руководителю торгового предприятия необходимо контролировать возникновение пересортицы и принимать меры к ее устранению.
Различают два вида пересортицы.
1. Межпартионная пересортица.
Пересортица между партиями одного товара возникает, как правило, из-за несвоевременности ввода данных в систему о поступивших товарах.
Для ее автоматического устранения в программном обеспечении используется процедура формирования документа межпартионной пересортицы.
Система автоматически выявит партионные товары, имеющие отрицательные остатки на партии, у которых при этом остаток на базовой карточке не отрицателен. Документ будет акцептованным. В результате устранения пересортицы общая величина остатка в подразделении не изменяется, так как отрицательные остатки товара на одной партии «уничтожаются» за счет положительных остатков на другой.
Документ устранения пересортицы может быть сформирован вручную. В этом случае возможен перенос положительного остатка с одной партии на другую (в данном варианте не обязательно, чтобы на ней был отрицательный остаток).
Форма ввода строки разделена на две части: списание и приход. Количество списываемого товара не может быть больше остатка выбранной партии.
При проведении межпартионной пересортицы можно установить проверку на идентичность поставщиков данных партий товара и закупочных цен поставок. Это определяется настройкой ролей пользователя в программном обеспечении.
2. Пересортица между базовыми товарами.
Пересортица между базовыми товарами — это одновременное наличие как излишков, так и недостач запасов товаров, имеющих в основе одно и то же наименование (например, «Сосиски молочные Компомос» и «Сосиски молочные Черкизовский завод»). Путем проведения процедуры устранения пересортицы между базовыми товарами недостача одного товара покрывается за счет излишков другого товара того же наименования.
Формирование данного документа происходит аналогично формированию документа межпартионной пересортицы вручную. Для устранения пересортицы выбирается только партионный товар.
Причины возникновения пересортицы
Пересортица всегда возникает по вине сотрудников: товароведов, менеджеров, продавцов, кладовщиков, кассиров. Причем эти ошибки могут быть как в пользу покупателей, так и продавцов. Появлению пересортицы и усугублению ее последствий способствуют:
— непрофессионализм персонала;
— отсутствие или нарушение правил приемки и оприходования товара;
— отсутствие на узлах расчета запрета реализовывать каждую единицу товара;
— безнаказанность за допущенные ошибки, повлекшие за собой пересортицу;
— невнимательность при отборе образцов товара при его приемке, особенно товара в ассортименте;
— приемка товара без использования терминала сбора данных;
— невнимательность сотрудников фасовки при предпродажной подготовке товара;
— задваиваниеоперационистами карточек на один и тот же товар с разнымиштрихкодами;
— продажа разных товаров, имеющих одинаковую цену, но разный штрихкод, как один и тот же товар;
— при обмене товара у поставщика не производится обмен товара на товар с аналогичным штрихкодом.
Что делать, если обнаружилась недостача?
Итак, выявлен факт недостачи. В Ведомости расхождений (сличительной ведомости) фиксируют её тип. Это может являться:
- недостачей обусловленной пределами норм естественной убыли;
- недостачей товара или материальных ценностей по вине поставщика;
- недостачей по вине работников (хищение);
- недостачей при отсутствии виновного лица.
Пошаговая инструкция выглядит следующим образом:
| Этапы инвентаризации |
| Выявление несоответствий, заполнение документации |
| Составление сотрудником или другим виновным объяснительного документа о причинах, которые привели к недостаче |
| Создание работодателем распоряжения о компенсации ущерба (в размере недостачи) виновным по средствам высчета суммы из заработной платы (в течении не более 14 дней с момента проведения проверки) |
| Сообщение виновному об удержании (не может превышать размер одной среднемесячной заработной платы) из зарплаты |
| Совершение удержания зарплаты не позже 10 дней после уведомления об этом сотрудника |