Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возмещение работодателем расходов работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оплата проезда не облагается налогом на доходы и взносами (письмо Минфина №03-04-05/46903 от 06/07/18 г., письмо ФСС №02-03-16/08-526П от 02/04/10 г.). «Проездные» суммы не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ п.2-7), за исключением такси, в том числе маршрутного. Об этом следует помнить при установлении фиксированной суммы работнику за проезд.
Основания для выплаты компенсации и ее размер
Как правило, компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях может выплачиваться в случаях, когда его работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и только с согласия работодателя.
Основанием для выплаты такой компенсации является ст. 188 ТК РФ: при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Из буквального толкования данной нормы следует, что с согласия работодателя работнику могут выплачиваться компенсация за использование личного транспорта (износ) и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспортного средства (например, ГСМ, ремонт). Работодатель вправе самостоятельно определить размеры таких выплат и закрепить их соответствующим актом (в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему).
- Оплата проезда на общественном транспорте сотрудников осуществляется за счет фирмы: покупкой проездных, выдачей денег под отчет либо выплатой фиксированной суммы.
- Все расходы должны быть экономически обоснованы, зафиксированы в трудовом договоре, ЛНА, подтверждены документами. В проводках бухгалтерского учета используются стандартные счета 70, 71, 73 в корреспонденции со счетами затрат соответствующих подразделений.
- Проездные, приобретенные организацией, приходуют через счет 50/3. Суммы не облагаются НДФЛ, взносами, НДС (кроме такси). Они включаются в расходы на прибыль при ОСНО, а организации на УСН могут включать проездные затраты в расчет, только если докажут, что они являются частью оплаты труда.
- Использование счета 70 и иные акценты в учете, говорящие о том, что выплата является частью заработной платы, а не компенсации, может привести к доначислению НДФЛ и взносов.
Важно! Работник вправе требовать от работодателя возмещения расходов, связанные с переездом в другую местность в случае, если переезд производится по предварительной договоренности между работником и работодателем.
Возмещению подлежат следующие расходы:
- расходы по переезду работника,
- расходы по переезду членов семьи работника
- расходы по провозу имущества
Важно! Возмещение расходов не переезду не производится, если работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения.
- расходы по обустройству на новом месте жительства.
Как рассчитывается компенсация транспортных расходов: пример
Работодатель и сотрудник заключили соглашение, согласно которому работника каждый месяц получает:
- компенсацию за эксплуатацию личного автомобиля в размере 5 тысяч рублей;
- компенсацию расходов на покупку ГСМ (по нормам — 7 литров на 100 километров для марки машины, эксплуатируемой сотрудником).
За последний месяц сотрудник передал в бухгалтерию отчет и чеки с авто-заправочной станции, в которых указал пробег машины за рассматриваемый месяц (690 км). Тогда бухгалтерия выплатила работнику:
- возмещение расходов в сумме 5 тысяч рублей (из которых наниматель имеет право списать в затраты при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль только 1,2 тыс. рублей);
- компенсация оплаты ГСМ = 7л. х 690 км. : 100 км. х 48 руб. (стоимость бензина по чекам на момент выплаты компенсации) = 2 318 рублей 40 копеек.
Выбор вида транспортного средства
При оценке разумности транспортных расходов суды принимают во внимание не только их меньшую стоимость, но время убытия и прибытия, комфортабельность транспортного средства и места проживания, экономию времени (оперативность), а также насколько выбранный вид транспорта позволяет представителю явиться в судебное заседание в положенное время и в состоянии, позволяющем ему осуществлять свои функции. Длительность нахождения в командировке, время убытия и прибытия определяется участником процесса с учетом времени судебного заседания, необходимого времени отдыха и т.д
Например, проезд железнодорожным транспортом (с учетом удаленности города Иркутска от города Москвы) в данном случае является явно неразумным в силу значительных временных затрат на нахождение в пути, в то время как использование авиационного транспорта (проезд экономическим классом) является более целесообразным и отвечает критерию разумности(ПостановлениеАС Восточно-Сибирского округа от 02.08.2018 г. № А19-21340/2016).
Компенсация транспортных расходов сотрудникам – размер выплат
Трудовое законодательство не содержит каких-либо ограничений относительно минимальной и максимальной величины компенсации. Поэтому в соглашении между работодателем и работником можно установить любой разумный размер выплаты. Причем выплатить возмещение сотруднику разрешается даже при разовом использовании собственного авто в служебных целях. При начислении суммы по стат. 188 можно разбить общую величину на компенсацию за износ транспорта при его эксплуатации и компенсацию прямых затрат в процессе эксплуатации (ГСМ, ремонт и пр.). В целях обоснованности расходов рекомендуется привести в ЛНА методику расчета величины компенсации с учетом пробега авто, СПИ, интенсивности служебного использования и других факторов.
При налогообложении прибыли следует иметь в виду, что подобные суммы компенсации относятся к прочим расходам, но только в пределах установленных норм (подп. 11 п. 1 стат. 264 НК, п. 1 постановления № 92 от 08.02.02 г., письмо Минфина № 03-03-06/1/465 от 09.08.2011 г.):
- По легковому автотранспорту – 1200 руб. в месяц (при объеме двигателя не больше 2000 куб. см.); 1500 руб. в месяц (от 2000 куб. см.).
- По мотоциклам – 600 руб. в месяц вне зависимости от объема двигателя.
Транспортные расходы при купле-продаже товаров: документальное оформление, бухгалтерский и налоговый учет
16.05.2007
- Людмила Круглова Старший Юрисконсульт Группы компаний Телеком-Сервис ИТ
- Для многих организаций и индивидуальных предпринимателей, является актуальным вопрос о порядке учета транспортных расходов, которые в значительной степени влияют на порядок формирования издержек обращения, а также на порядок определения налогооблагаемой базы в целях налога на прибыль.
- В настоящей статье мы постарались рассмотреть наиболее типичные варианты распределения обязанностей по доставке товаров в соответствии с условиями договоров, раскрыть основные вопросы бухгалтерского и налогового учета транспортных расходов как у продавца, так и у покупателя товаров.
Взыскание убытков с поставщика
Речь в данной статье пойдет о защите предпринимателей, профессионально занимающихся поставками товаров, в том числе для государственных и муниципальных нужд. Статья подготовлена на основании дела №А73–4607/2017 из практики автора.
Поставки характеризуются высокой степенью предпринимательского риска. Товар, который в последующем реализуется поставщиками, обычно закупается у непосредственных изготовителей, дилеров, крупных оптовиков и т.д. Для оптимизации складских расходов и расходов по перевозке, товар закупается поставщиком непосредственно перед поставкой конечному покупателю.
Споры начинаются, когда оптовик (производитель) нарушает сроки поставки товара, предоставляет товар ненадлежащего качества, ассортимента или поставляет только часть товара или иным образом срывает поставку товара.
В этом случае поставщик вынужден нарушать условия уже собственных договорных обязательств и нести бремя ответственности за это перед конечным покупателем: расторжение договора поставки, штрафы, пени, возмещение убытков, утрата обеспечения, утрата деловой репутации и т.д.
А если речь идет о государственной закупке, то с большой долей вероятности информация о таком поставщике будет внесена в реестр недобросовестных поставщиков и он больше не сможет осуществлять поставки для государственных и муниципальных нужд.
Как известно, не относятся к обстоятельствам непреодолимой силы нарушение обязанностей со стороны контрагентов должника, отсутствие на рынке нужных для исполнения товаров, отсутствие у должника необходимых денежных средств (п. 3 ст. 401 Гражданского кодекса РФ).
При этом поставщик, если его поставка конечному потребителю все же сорвалась из-за недобросовестного поведения оптовика (производителя), имеет право взыскать с него убытки, понесенные в связи с нарушением договорных условий.
Так, в качестве убытков можно взыскать штрафы, пени, уплаченные конечному покупателю за вынужденное нарушение условий договора, а также разницу между стоимостью договорной цены с конечным потребителем и ценой закупки товара у оптовика.
Важным является то, что сумма убытков должна быть уменьшена на стоимость осуществленных поставщиком приготовлений к исполнению условий договора (например, на стоимость перевозки товара до конечного покупателя, стоимость доставки и сборки товара на объекте, если это предусмотрено условиям договора, и т. д.).
Размер суммы убытков должен быть максимально приближен к размеру возможной прибыли, полученной от поставки товара конечному потребителю при условии надлежащего исполнения условий договора производителем (оптовиком).
Так, согласно ст. 15 Гражданского кодекса РФ лицо, право которого нарушено, может требовать полного возмещения причиненных ему убытков, если законом или договором не предусмотрено возмещение убытков в меньшем размере.
Под убытками понимаются расходы, которые лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права, утрата или повреждение его имущества (реальный ущерб), а также неполученные доходы, которые это лицо получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено (Упущенная выгода).
В соответствии с п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.
2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» по смыслу статьи 15 Гражданского кодекса РФ упущенной выгодой является неполученный доход, на который увеличилась бы имущественная масса лица, право которого нарушено, если бы нарушения не было.
Поскольку упущенная выгода представляет собой неполученный доход, при разрешении споров, связанных с ее возмещением, следует принимать во внимание, что ее расчет, представленный истцом, как правило, является приблизительным и носит вероятностный характер. Это обстоятельство само по себе не может служить основанием для отказа в иске.
Согласно п. 1 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2016 № 7 «О применении судами некоторых положений Гражданского кодекса Российской Федерации об ответственности за нарушение обязательств» должник обязан возместить кредитору убытки, причиненные неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательства (п.
1 ст. 393 Гражданского кодекса РФ). Если иное не предусмотрено законом или договором, убытки подлежат возмещению в полном размере: в результате их возмещения кредитор должен быть поставлен в положение, в котором он находился бы, если бы обязательство было исполнено надлежащим образом (ст. 15, п. 2 ст. 393 Гражданского кодекса РФ).
При несогласии с суммой иска ответчик должен предоставить свой контрасчет с обоснованием своей позиции согласно ст. 65 Арбитражного процессуального кодекса РФ.
- Для вынесения положительного решения по делу суд должен установить следующие обстоятельства:
- •факт противоправного поведения должника (нарушение им обязательства);
- •возникновение негативных последствий у кредитора (понесенные убытки, размер таких убытков);
- •наличие причинно-следственной связи между противоправным поведением должника и убытками кредитора.
- Важными для рассмотрения дела являются доказательства того, что поставщик предпринял все необходимые и достаточные меры для получения дохода по договору поставки с конечным потребителем.
При определении размера упущенной выгоды учитываются предпринятые кредитором для ее получения меры и сделанные с этой целью приготовления (п. 4 ст. 393 Гражданского кодекса РФ). Однако положение п. 4 ст.
393 Гражданского кодекса РФ не означает, что в состав подлежащих возмещению убытков могут входить только расходы на осуществление таких мер и приготовлений. Так, в обоснование размера упущенной выгоды кредитор вправе представлять также любые другие доказательства возможности ее извлечения.
При этом должник не лишен права представить доказательства того, что упущенная выгода не была бы получена кредитором.
Оплата дороги в командировку
При командировании в другую местность работодатель обязан компенсировать подчиненному ряд затрат: проезд, проживание, суточные. Основанием для выплаты станет приказ о командировании, служебное задание, а также документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).
Компенсация за проезд к месту работы при командировке законодательных ограничений не имеет. Работодатель обязан возместить все издержки по факту, но он вправе установить индивидуальные требования в части рационального и экономного расходования бюджета компании: запретить работникам использовать для проезда к месту командировки такси вместо общественного транспорта или приобретать билеты класса люкс, бизнес, первого класса. Такие ограничения распространены в бюджетной сфере.
Командированный работник по возвращению должен подтвердить понесенные траты документально. Это могут быть чеки, квитанции, билеты, выписки и прочие платежные документы, подтверждающие факт оплаты услуг перевозчика. Комиссии, страховки и прочие дополнительные платежи, взимаемые транспортными компаниями при продаже билетов, также должны быть компенсированы.
Компенсация транспортных расходов сотрудникам – размер выплат
Трудовое законодательство не содержит каких-либо ограничений относительно минимальной и максимальной величины компенсации. Поэтому в соглашении между работодателем и работником можно установить любой разумный размер выплаты. Причем выплатить возмещение сотруднику разрешается даже при разовом использовании собственного авто в служебных целях. При начислении суммы по стат. 188 можно разбить общую величину на компенсацию за износ транспорта при его эксплуатации и компенсацию прямых затрат в процессе эксплуатации (ГСМ, ремонт и пр.). В целях обоснованности расходов рекомендуется привести в ЛНА методику расчета величины компенсации с учетом пробега авто, СПИ, интенсивности служебного использования и других факторов.
При налогообложении прибыли следует иметь в виду, что подобные суммы компенсации относятся к прочим расходам, но только в пределах установленных норм (подп. 11 п. 1 стат. 264 НК, п. 1 постановления № 92 от 08.02.02 г., письмо Минфина № 03-03-06/1/465 от 09.08.2011 г.):
- По легковому автотранспорту – 1200 руб. в месяц (при объеме двигателя не больше 2000 куб. см.); 1500 руб. в месяц (от 2000 куб. см.).
- По мотоциклам – 600 руб. в месяц вне зависимости от объема двигателя.
Иные случаи, когда за дорогу платит работодатель
Вопрос доставки работников на работу и обратно трудовым законодательством не урегулирован, но многие работодатели оплачивают дорогу сотрудникам по собственной инициативе. А если такой пункт предусмотреть в трудовом или коллективном договоре, тогда, на основании п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ, организация будет вправе не учитывать эти расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Работодатель чаще всего осуществляет доставку персонала собственным или арендованным транспортом, когда возможность доставки общественным транспортом отсутствует или затруднена из-за удаленности производства или особенностей режима работы. Но иногда сотрудникам просто выплачивается денежная компенсация проезда к месту работы и обратно общественным транспортом.
Бухгалтерский учет и проводки
Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.
Компенсация ГСМ, проводки:
Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:
Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.
Способ 4. Аренда автомобиля с экипажем
Этот способ применяют как альтернативу компенсации. По договору аренды автомобиля с экипажем работодатель платит за аренду автомобиля и услуги водителя. Такой вид договора предусмотрен ст. 632 ГК РФ.
Какие налоги. НДФЛ с сумм аренды и услуг водителя. Страховые взносы с сумм услуг водителя. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду и услуги водителя, страховые взносы, расходы на бензин.
Как оформить. Потребуются документы:
1. Договор аренды авто с экипажем.
2. Приказ об утверждении норм расхода топлива.
Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.
3. Ежемесячный акт оказанных услуг.
Нужен для подтверждения стоимости оказанных услуг, объема расходов на топливо и пройденный путь.
Оплата дороги в командировку
При командировании в другую местность компенсация за проезд к месту работы и обратно обязательна, наряду с оплатой проживания и выплатой суточных. Основанием для выплаты станет приказ о командировании, служебное задание и другие документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).
Компенсация за проезд к месту работы при командировке законодательных ограничений не имеет. Работодатель обязан возместить все издержки по факту, но он вправе установить индивидуальные требования в части рационального и экономного расходования бюджета компании: запретить работникам использовать для проезда к месту командировки такси вместо общественного транспорта или приобретать билеты класса люкс, бизнес, первого класса. Такие ограничения распространены в бюджетной сфере.
Командированный работник по возвращению подтверждает понесенные траты документально, предоставляя чеки, квитанции, билеты, выписки и прочие платежные документы, подтверждающие факт оплаты услуг перевозчика. Комиссии, страховки и прочие дополнительные платежи, взимаемые транспортными компаниями при продаже билетов, компенсируются тоже.